Was kostet Maverick Buying wirklich? Die versteckten Kosten unkontrollierter Beschaffung
Maverick Buying ist in den meisten Unternehmen kein Ausnahmefall – es ist Alltag. Studien zeigen, dass zwischen 20 und 31 Prozent aller Beschaffungsvorgänge am Einkauf vorbeigehen. Fast jede dritte Bestellung läuft unkontrolliert ab.
Was auf den ersten Blick wie ein operatives Randproblem wirkt, ist in Wirklichkeit einer der größten versteckten Kostentreiber im B2B-Einkauf. Denn der eigentliche Schaden entsteht nicht durch den Einkaufspreis — sondern durch alles, was danach kommt.
Was ist Maverick Buying und warum ist es so schwer zu erkennen?
Maverick Buying bezeichnet alle Beschaffungsaktivitäten, die außerhalb der festgelegten Einkaufsrichtlinien stattfinden – auch bekannt als „wilder Einkauf“. Mitarbeitende handeln dabei meist ohne böswillige Absichten, umgehen aber bewusst oder unbewusst die zentrale Einkaufsorganisation.
Das Tückische daran: Maverick Buying bleibt in den meisten Unternehmen weitgehend unsichtbar. Die Bestellungen erscheinen im ERP – aber nicht als Problem. Sie tauchen in Abteilungsbudgets auf, auf Kreditkartenabrechnungen oder als Sammelrechnungen, die niemand genau prüft.
Obwohl viele Einkäufer das Phänomen kennen, ergreift nur ein Bruchteil der Unternehmen konkrete Maßnahmen dagegen. Die Lücke zwischen Bewusstsein und Handlung ist das eigentliche Problem.
Was kostet Maverick Buying wirklich? Die Zahlen, die Einkaufsleiter kennen sollten
Prozesskosten pro Bestellung
Der häufigste Irrtum im Einkauf: Der Preis des Artikels wird mit den Kosten der Bestellung gleichgesetzt. Das stimmt nicht.
Untersuchungen zeigen, dass die Prozesskosten pro Bestellung im deutschen Mittelstand zwischen 67 und 150 Euro liegen – weit über dem eigentlichen Warenwert kleinerer Artikel. Das bedeutet konkret: Eine Bürobestellung über 12 Euro kostet das Unternehmen in Wahrheit bis zu 150 Euro – allein durch den Prozess.
Entgangene Einsparungen durch Rahmenverträge
Jede Bestellung außerhalb des Einkaufs bedeutet: kein Rahmenvertrag, kein Mengenrabatt, keine Lieferantenkonditionen. Unternehmen mit einem hohen Maverick-Spend verlieren im Schnitt 10 bis 20 Prozent ihrer verhandelten Einsparungen – weil das zugesicherte Volumen nicht bei den strategischen Lieferanten ankommt.
Administrative Folgekosten
Jede unkontrollierte Bestellung löst eine Kaskade aus: neue Kreditorenanlage im ERP, Rechnungsprüfung ohne Bestellbezug, manuelle Buchung, Abstimmung mit der Buchhaltung, mögliche Reklamation ohne definierten Ansprechpartner. Der administrative Aufwand verteilt sich auf mehrere Abteilungen – und erscheint in keiner Kostenrechnung als „Maverick Buying“.
Compliance- und Reputationsrisiken
EU-Richtlinien wie CSRD und das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz erzwingen lückenlose Lieferanten- und Ausgabentransparenz. Jeder unkontrollierte Lieferant ist ein potenzielles Compliance-Risiko. Wurde er geprüft? Entspricht er den Nachhaltigkeitsanforderungen? Ist er sanktionsfrei? Bei Maverick Buying lautet die ehrliche Antwort oft: unbekannt.
Warum entsteht Maverick Buying – auch wenn alle es besser wissen?
Die häufigsten Ursachen in der Praxis:
Zeitdruck: Der Bedarf ist dringend, der Einkaufsprozess dauert zu lang. Der Anforderer bestellt selbst — schnell, unkompliziert, ohne Rückfragen.
Umständliche Prozesse: Wenn für ein Ersatzteil im Wert von 30 Euro zuerst drei Formulare ausgefüllt und zwei Freigaben eingeholt werden müssen, sucht der Mensch den einfacheren Weg.
Dezentrale Teams: Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten wissen oft nicht, welche Lieferanten oder Prozesse zentral vorgesehen sind.
Mangelndes Bewusstsein: Anforderer sehen nur den Artikelpreis – nicht die Prozesskosten ihrer Bestellung.
Fehlende Transparenz: Wenn niemand genau weiß, wie viel Maverick Buying wirklich kostet, fehlt der Anreiz, es zu ändern.
Die wirksamste Lösung – warum der einfachere Weg entscheidend ist?
Strengere Kontrollen allein lösen das Problem nicht. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass Beschaffungsprojekte nicht an der Technik scheitern – sondern an mangelnder Nutzerakzeptanz. Wer den Prozess komplizierter macht, erzeugt mehr Widerstand, nicht weniger Maverick Buying.
Die effektivste Lösung ist eine andere: Der kontrollierte Weg muss genauso einfach sein wie der unkontrollierte. Wenn Anforderer für Ad-hoc-Bedarfe auf eine schnelle, unkomplizierte und zentrale Lösung zurückgreifen können, entfällt der Anreiz, am System vorbeizugehen.
Genau das ist das Prinzip des Single-Vendor-Modells: Ein externer Einkaufsdienstleister übernimmt alle Einmalbestellungen, Spot Buys und C-Artikel-Bedarfe als einziger Kreditor. Der Anforderer hat eine einfache Anlaufstelle. Der Einkauf behält die Kontrolle. Die Buchhaltung erhält eine einzige Rechnung.
Praxisbeispiele zeigen: Unternehmen, die ihre Ad-hoc-Beschaffung über einen zentralen Partner bündeln, reduzieren ihre Prozesskosten pro Bestellung um bis zu 65 Prozent – bei gleichzeitig vollständiger Kostentransparenz. Strukturierte Maßnahmen gegen Maverick Buying können durchschnittlich bis zu 24 Prozent der Gesamtkosten im Einkauf einsparen.
Was Provendor konkret übernimmt?
Provendor fungiert als zentraler Single Vendor für alle Ad-hoc-Bedarfe – Spot Buys, C-Artikel, Einmalbestellungen, internationale Marktplatzkäufe. Das bedeutet in der Praxis:
Kein neuer Kreditor im ERP für jede Bestellung. Keine Einzelrechnungen ohne Bestellbezug. Keine privaten Kreditkarten für Amazon-Bestellungen. Keine unkontrollierten Lieferantenbeziehungen. Keine Compliance-Lücken durch ungeprüfte Lieferanten.
Stattdessen: eine einzige Rechnung, ein einziger Ansprechpartner, ein dokumentierter Prozess – für alles.
Provendor ist bereits als bestehender Kreditor in Ihrem System hinterlegt. Der Onboarding-Prozess ist in der Regel innerhalb weniger Tage abgeschlossen – ohne IT-Projekte, ohne Systemumstellungen, ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs.
Maverick Buying in Ihrem Unternehmen reduzieren – der erste Schritt
Der erste Schritt ist keine große Transformation. Er beginnt mit einer einfachen Frage: Wie hoch ist Ihre aktuelle Maverick-Buying-Quote?
Wenn Sie es nicht genau wissen, ist das selbst schon eine Antwort.
Provendor analysiert gemeinsam mit Ihnen den Status quo, identifiziert unkontrollierte Beschaffungsströme und übernimmt die operative Abwicklung – als zentraler Partner, der die Last vom Einkauf nimmt, ohne die Kontrolle zu entziehen.
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