Lieferantenbewertung vor Jahreswechsel: Wer bleibt für 2027?
Warum die Lieferantenbewertung vor dem Jahreswechsel zählt
Die Entscheidungen, die den Einkauf 2027 prägen, fallen selten im Dezember. Sie fallen jetzt – oder gar nicht bewusst, sondern einfach durch automatisch verlängerte Verträge und Gewohnheit. Wer im vierten Quartal die eigene Lieferantenbasis prüft, hat noch Zeit für Gespräche, Verhandlungen und, wenn nötig, für die Suche nach einer Alternative. Wer bis Dezember wartet, trifft dieselben Entscheidungen unter Zeitdruck, oft ohne echte Alternative.
Die vier Kriterien einer strukturierten Bewertung
Eine belastbare Lieferantenbewertung stützt sich auf wenige, aber klare Kriterien. Das erste ist Zuverlässigkeit: Werden Liefertermine eingehalten, stimmt die Qualität, und wie reagiert der Lieferant, wenn etwas schiefläuft? Beim zweiten Kriterium geht es um die Kosten im Verhältnis zum Aufwand – nicht nur um den Einkaufspreis, sondern auch um die Zeit, die Nachfragen, Reklamationen und Sonderfälle intern binden. Drittens die Abhängigkeit: Gibt es eine Alternative, falls dieser Lieferant kurzfristig ausfällt, oder hängt ein wesentlicher Teil des Geschäfts an einem einzigen Namen? Und viertens die strategische Passung – ob der Lieferant noch zu den Zielen für 2027 passt oder nur noch zur Strategie von vor zwei Jahren.
Drei mögliche Ergebnisse: behalten, neu verhandeln, ersetzen
Jede Bewertung endet in einer von drei Entscheidungen. Liefert ein Lieferant zuverlässig und passt er weiterhin zur Strategie, ändert sich meist nichts außer der Vertragslaufzeit. Stimmt die Leistung, aber nicht mehr die Konditionen, ist es Zeit für ein Gespräch über Preise, Mengen oder Service-Level. Fehlen Zuverlässigkeit oder strategische Passung dauerhaft, ist das oft der erste Schritt zu einer gezielten Lieferantenreduzierung – auch wenn die Suche nach einer Alternative unbequem ist.
Lieferantenreduzierung wird häufig als Folge einer Bewertung verstanden, selten als eigenes Ziel. Dabei liegt genau hier ein wesentlicher Teil des Effekts: Jede zusätzliche Lieferantenbeziehung bringt eigene Zahlungsbedingungen, eigene Rechnungen und eigene Ausnahmen mit sich – unabhängig davon, wie klein der einzelne Auftrag ist. Wer die Zahl der aktiv verwalteten Lieferanten gezielt reduziert, reduziert damit auch den administrativen Aufwand, der sonst über das ganze Jahr verteilt anfällt. Mehr dazu, einschließlich einer einfachen Faustregel zur Einschätzung des eigenen Konsolidierungspotenzials, findet sich auf unserer Seite zur Lieferantenreduzierung.
Für wen sich das jetzt lohnt
Besonders relevant ist diese Bewertung für Teams, bei denen das indirekte Einkaufsvolumen schneller gewachsen ist als die eigene Kapazität – wenn also das operative Tagesgeschäft zunehmend die Zeit verdrängt, die eigentlich für Strategie und die wichtigsten Warengruppen gebraucht wird. Das betrifft nicht nur große Unternehmen: Auch mittelständische Teams mit einer wachsenden Zahl kleinerer Lieferanten profitieren von einem klaren Überblick, bevor das neue Jahr beginnt.
Checkliste: 4 Schritte vor Jahresende
- Lieferantenliste vollständig sichten, einschließlich aller Verträge mit automatischer Verlängerung.
- Jeden relevanten Lieferanten anhand der vier Kriterien bewerten: Zuverlässigkeit, Kosten im Verhältnis zum Aufwand, Abhängigkeit, strategische Passung.
- Für jedes Ergebnis – behalten, neu verhandeln, ersetzen – einen konkreten nächsten Schritt festlegen.
- Reduzierungspotenzial prüfen: Wie viele Lieferantenbeziehungen ließen sich ohne Qualitätsverlust bündeln?
Wie oft sollte eine Lieferantenbewertung stattfinden?
Einmal jährlich, idealerweise im vierten Quartal, reicht für die meisten Teams aus. Bei stark wachsendem Einkaufsvolumen oder häufigen Lieferantenwechseln lohnt sich eine zusätzliche Zwischenprüfung zur Jahresmitte.
Was unterscheidet eine Bewertung von einer Lieferantenreduzierung?
Die Bewertung ist die Analyse – sie zeigt, welcher Lieferant wo steht. Die Reduzierung ist eine mögliche Konsequenz daraus, wenn sich herausstellt, dass sich mehrere kleine Lieferantenbeziehungen sinnvoll bündeln lassen.
Brauchen wir dafür ein großes Team?
Nein. Die vier Kriterien lassen sich auch mit einer kleinen Tabelle und wenigen Stunden Arbeit pro Lieferant anwenden. Der limitierende Faktor ist meist nicht die Teamgröße, sondern die Zeit, die dafür bewusst eingeplant wird.
Was passiert, wenn wir jetzt nichts tun?
Die meisten Verträge verlängern sich automatisch. Das ist nicht grundsätzlich problematisch, bedeutet aber, dass die Entscheidung über 2027 faktisch schon getroffen wurde, ohne dass sie bewusst getroffen worden wäre.
Kontakt
Wie viele Lieferanten Ihr Team aktuell direkt verwaltet, lässt sich in einem kurzen, unverbindlichen Gespräch schnell einordnen. Mehr zum Thema Fixkosten und Entscheidungszeitpunkt im vierten Quartal lesen Sie auch in unserem Artikel zu Procurement as a Service für Q4. Folgen Sie uns gern auch auf LinkedIn, um die Diskussion rund um Lieferantenbewertung und Jahresabschluss weiterzuverfolgen
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