Ein Kunde dachte, sein Einkauf läuft gut. Dann haben wir nachgerechnet.
Es war kein Krisenunternehmen.
Kein chaotischer Einkauf. Kein überlastetes Team. Kein offensichtliches Problem.
Das Unternehmen – mit einem eingespielten Einkaufsteam und klaren internen Prozessen – hatte das Gefühl: Es läuft.
Bis wir zusammen nachgerechnet haben.
Was wir als Erstes gefunden haben: Maverick Buying
Der erste Befund war kein Lieferproblem. Es war ein Sichtbarkeitsproblem.
Über 23 % der Bestellungen liefen komplett am Einkauf vorbei.
Fachabteilungen, die direkt beim Lieferanten bestellen. Bestellungen ohne Freigabe. Käufe ohne Konditionen. Ausgaben, die nirgendwo konsolidiert werden.
Das nennt sich Maverick Buying – und es ist einer der häufigsten und teuersten blinden Flecken im Einkauf. Nicht weil jemand schlechte Absichten hat. Sondern weil niemand einen einfacheren Weg geboten hat.
Was diese unkontrollierten Käufe konkret kosten? Das lässt sich selten auf den ersten Blick sagen – weil sie per Definition nicht erfasst werden. Genau das ist das Problem.
Der zweite Befund: Spot Buy ohne Prozess
Der zweite Bereich, der sofort auffiel, war die Art, wie das Unternehmen mit kurzfristigen Bedarfen umging.
Einmalige Bestellungen. Dringende Beschaffungen. Material, das einmalig gebraucht wird und nie wieder.
Für jeden dieser Fälle: ein neuer Lieferant gesucht, ein neues Angebot eingeholt, eine neue Rechnung verarbeitet. Ohne Struktur, ohne Bündelung, ohne Verhandlungsposition.
Ein strukturierter Spot-Buy-Prozess – eine klare Lösung für genau diese Einmalbestellungen – fehlte vollständig. Stattdessen löste jede Abteilung das Problem für sich. Mal schnell, mal langsam, mal teuer, immer aufwendig.
Das Ergebnis: Ein erheblicher Teil der Einkaufskapazität ging für operative Einzelfälle verloren – anstatt für Konditionen, strategische Beschaffung oder Kostensenkung eingesetzt zu werden.
Was die Zahlen zeigten
Über 340 aktive Lieferanten – für ein Unternehmen, das mit einem Bruchteil davon besser aufgestellt wäre.
Mehr als 60 % der Lieferantenbeziehungen bestanden aus Einmalbestellungen – jede davon mit eigenem Aufwand, eigener Rechnung, eigenem Zeitverlust.
Und darunter: ein klassisches Tail-Spend-Problem. Viele kleine Bestellungen, viele kleine Lieferanten, viel Prozessaufwand – für Ausgaben, die einzeln betrachtet unbedeutend erscheinen, in der Summe aber erheblich ins Gewicht fallen.
Das ist keine Ausnahme. Das ist das, was wir regelmäßig sehen, wenn wir uns Beschaffungsdaten wirklich ansehen – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was wir gemeinsam verändert haben
Maverick Buying sichtbar machen — und reduzieren
Der erste Schritt war nicht ein neues System. Es war Transparenz. Wir haben gemeinsam erfasst, wo Bestellungen am Einkauf vorbeigingen – und warum. Meistens nicht aus böser Absicht, sondern weil der offizielle Weg zu langsam oder zu kompliziert war.
Die Lösung: den richtigen Weg einfacher machen als den falschen.
Spot Buy strukturieren
Für Einmalbestellungen und kurzfristige Bedarfe haben wir einen klaren Prozess aufgesetzt – und die operative Abwicklung übernommen. Das bedeutet: Der Einkauf gibt den Bedarf weiter, wir beschaffen, verhandeln und liefern eine einzige konsolidierte Rechnung. Kein neuer Lieferant, kein neuer Aufwand, keine verlorene Zeit.
Lieferantenreduzierung
Parallel dazu haben wir die Lieferantenbasis strukturiert analysiert. Welche Lieferanten bringen echten Mehrwert? Welche sind historisch gewachsen und heute überflüssig? Das Ergebnis war eine deutlich schlankere Basis – mit besseren Konditionen und weniger Administrationsaufwand.
Was dieser Kunde heute hat
Das Einkaufsteam verbringt heute deutlich weniger Zeit mit Bestellabwicklung, Lieferantenkorrespondenz und operativem Feuerlöschen.
Und deutlich mehr Zeit damit, Konditionen zu verhandeln, Lieferanten zu bewerten und strategisch zu denken.
Das ist der eigentliche Wert. Nicht nur Kosten senken – sondern Kapazität zurückgewinnen.
Läuft dein Einkauf wirklich gut?
Die ehrliche Antwort ist: Oft weiß man es nicht – solange niemand nachrechnet.
Maverick Buying, unkontrollierte Spot-Buy-Beschaffung, eine gewachsene Lieferantenbasis ohne Struktur – das sind keine Zeichen eines schlechten Einkaufs. Es sind Zeichen eines Einkaufs, der mit dem Unternehmen gewachsen ist, ohne dass die Prozesse mitgewachsen sind.
Das betrifft kleine Unternehmen genauso wie mittlere und große. Der Maßstab ändert sich. Das Muster bleibt.
Eine strukturierte Analyse der Beschaffungsausgaben kann in kurzer Zeit zeigen, wo Potenzial liegt. Kein monatelanger Umbau. Kein großes Projekt. Ein Gespräch und eine ehrliche Bestandsaufnahme.
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